Vraag het eens
Omdat het gebouw niet flexibel is, zullen we het zelf moeten zijn. En om maar meteen een voor de hand liggende oplossing te geven: vraag je collega’s eens om op woensdag of vrijdag naar kantoor te komen. Het zal je misschien verassen hoe flexibel ze zijn. Voor ons onderzoek vroegen wij deze zelfde vraag aan een kleine 9.000 kantoormedewerkers en daarvan gaf bijna een kwart (24%) aan dat zij van thuiswerkdag zouden willen wisselen. Alleen al daarmee is het kantoor beter te benutten.
Zoeken we een werkplek of een collega?
Kijk, daar ligt nou precies de crux. De mensen gaan niet naar kantoor voor de vierkante meters, maar voor hun collega’s. Met stip de belangrijkste reden om het kantoor op te zoeken is de gezelligheid. Het reserveren van een werkplek is daarmee ondergeschikt en moet omgezet worden naar het reserveren van collega’s. Want als je niet weet wie er op welke dag is kun je het beste op dinsdag of donderdag naar kantoor gaan. De ‘pakkans’ is dan het grootst. Maar als er inzicht is in wanneer je collega komt, wordt het aantrekkelijker om een andere dag te kiezen
Dat kan old-school en effectief, door elk team een andere teamdag te geven. Iets geavanceerder is het om deze teamdag elke week een dag op te schuiven, dus week 1 op maandag, week 2 op dinsdag enzovoorts. Of nog chiquer zijn de apps waarmee je vooraf of live kan zien wie je op kantoor kunt tegenkomen.
Vrijdag kleiner
Een piek bestaat bij gratie van een dal. Als je op vrijdag op kantoor komt en je vindt er niemand zijn meesten teleurgesteld. “De volgende vrijdag blijf ik wel thuis…” is de gedachte die het dal steeds dieper maakt.
Met ons hoge percentage parttime werken in Nederland, zal de vrijdag nog lange tijd een vrije dag zijn voor veel mensen. Een gelijke bezetting over de werkweek is dus niet realistisch om na te streven.
Om te zorgen dat er iets meer leven in het kantoor komt op vrijdag zou het kantoor zich eigenlijk moeten aanpassen naar de “vrijdag-formaat”. Een kleinere werkruimte voor een kleinere groep. Dat kan simpel weg door bijvoorbeeld het afsluiten van een vloerdeel met een tussendeur, plantenbak of branding. Grotere organisaties kunnen zelfs overgaan tot het sluiten van een of meerdere verdiepingen. Dat scheelt gelijk in onderhoud- en energiekosten. Maar de echte winst zit hem in elkaar weer tegenkomen.
Dinsdag groter
Om het verhaal rond te maken moet het kantoor op dinsdag dan groter gemaakt worden. Klinkt onmogelijk, maar dat is het niet. Dit kan door bij de inrichting van een verdieping meer smaken aan te bieden dan werkplekken en vergaderruimtes. Denk aan zitjes waar je even kan werken, maar ook een ‘bila’ kan houden, een bar waar je je laptop openslaat en later koffie drinkt, of een leestafel waar je samenwerkt en later vergadert. Multifunctionele ruimtes/werkplekken die geen volwaardige ARBO plek zijn, maar die de piekmomenten ontlasten zonder dat er een zee aan bureaus wordt neergezet, die nauwelijks gebruikt worden.
Hopelijk hebben we uw piek of dal een zetje in de juiste richting kunnen geven. We komen graag een keer op vrijdag op de koffie om verder te praten over uw kantoorinrichting 😉