De rol van de projectmanager
Even voorstellen; Bob Koning is projectmanager bij Parella en komt doorgaans aan boord zodra een klant een nieuwe kantoorruimte heeft gehuurd en de fase van het voorlopig ontwerp concreter wordt. “In de eerste fase is de designer bezig met een voorlopig ontwerp en ik begin parallel daaraan met het concreet maken van de begroting en het opstarten van de tenderfase bij aannemers.” Hij luistert zowel naar de klant en blijft tegelijkertijd realistisch over haalbaarheid. Daarbij moet hij soms ook alternatieven aandragen als een ontwerp niet binnen budget past of technisch niet uitvoerbaar blijkt. De rol van projectmanager gaat verder dan alleen planning en budget. Bob bewaakt continu de balans tussen wat een klant wil en wat technisch en financieel haalbaar is. Dat vergt zowel technische kennis als diplomatie.
“De ontwerpers creëren en ik bewaak intussen de technische én financiële haalbaarheid binnen het beschikbare budget.”
Het proces van ontwerp tot oplevering
Het traject bij Parella bestaat grofweg uit vier fases. In de eerste fase wordt een schetsontwerp gemaakt, inclusief een eerste globale kostenraming en offerte. Vervolgens komt fase twee, waarin het ontwerp, de begroting en de planning definitief worden gemaakt. Fase drie is de daadwerkelijke realisatie, de bouwfase. Tot slot is er een oplever- en nazorgfase, waarin klanten actief betrokken worden bij de afronding. Gemiddeld duurt een Design & Build-traject een half jaar, inclusief het hele ontwerp- en voorbereidingsproces.
Klantbetrokkenheid en cultuurverschillen
Bij Parella worden klanten intensief betrokken bij zowel het ontwerp als de uitvoering. Er zijn live designpresentaties, waarbij je als klant niet alleen het ontwerp te zien krijgt, maar ook materiaalstalen en meubelplannen fysiek kunt beoordelen. Tijdens de bouw zijn er wekelijkse bouwvergaderingen waarin de voortgang wordt besproken en beslissingen worden genomen. De mate van betrokkenheid verschilt echter sterk per klant. Bob: “Sommige klanten zeggen: regel het, anderen willen wekelijks langskomen om te kijken hoe het eruit ziet.” Volgens hem is het essentieel dat een projectmanager zich continu kan aanpassen aan de cultuur van een klant. “Je bent een soort kameleon. Je moet precies aanvoelen hoe een klant bediend wil worden.”
Gratis checklist voor verbouwingsprojecten
Ieder project is weliswaar anders, maar bij de meeste projecten loop je min of meer dezelfde stappen door. Daarom hebben we bij Parella een checklist opgesteld voor jou zodat je weet waar je aan moet denken. Onze ervaring, simpel en duidelijk in één overzicht.
Download hem via de knop aan de zijkant.
Uitdagingen tijdens projecten
Elk gebouw heeft volgens Bob zijn eigen uitdagingen: “Geen kantoorvloer of installatie is hetzelfde, hoewel je standaardisatie misschien wel zou verwachten. Maar het is altijd maatwerk.” Daarnaast spelen er vaak contractuele discussies met verhuurders over wie verantwoordelijk is voor aanpassingen aan een ruimte. Vooral in grote steden zoals Amsterdam ontstaan nieuwe problemen, bijvoorbeeld rondom stroomcapaciteit. “Gedurende een project in Amsterdam liepen we er tegenaan dat een gebouw onvoldoende stroomcapaciteit had om in de zomer zowel voldoende te koelen als alle elektrische auto’s in de garage op te laden. Hierdoor konden de auto’s niet meer worden opgeladen. Dit leidt tot discussies tussen huurder en verhuurder, waarbij je vanzelf wordt betrokken.”
Interne samenwerking en verbeteringen
Vanuit zijn rol als projectmanager vertelt Bob dat Parella steeds meer is gaan werken met multidisciplinaire teams, waarin makelaars, designers en projectmanagers vanaf het begin samenwerken. Dat voorkomt problemen later in het proces. “Vroeger kwam projectmanagement pas laat in beeld. Dan moesten begrotingen compleet opnieuw worden gemaakt, omdat aannames in de eerste kostenraming niet klopten. Nu worden projectmanagers al betrokken tijdens de eerste bezichtigingen van een pand. Dat zorgt ervoor dat kostenramingen realistisch zijn en designers vanaf het begin over de juiste informatie beschikken. Het voorkomt dat een klant later denkt: ik heb dit toch allemaal al eens verteld?”
Trends en ontwikkelingen in kantoorinrichting
Bob ziet duidelijke trends in de markt. Zo is duurzaamheid en hergebruik van materialen steeds belangrijker geworden. “Vijf jaar geleden werd alles vernieuwd. Nu willen corporates juist dat alles herbruikbaar is, en mkb-bedrijven nemen dat over.” Meubilair hergebruiken en circulair inzetten kan kostenefficiënt zijn en is vaak sneller te realiseren dan nieuw meubilair aanschaffen, maar het vraagt wel om een goede inventarisatie en afstemming met de klant.
Een andere ontwikkeling is dat Parella werkt aan een model waarmee budgetindicaties per vierkante meter kunnen worden gegeven, afhankelijk van het afwerkingsniveau. Op dit moment werken we aan een eigen AI-tool om sneller calculaties te maken en om verwachtingen richting klanten vooraf beter te managen. “Er is niets zo vervelend als verkeerde verwachtingen scheppen.”
Daarnaast ziet hij een duidelijke verschuiving naar organische vormen en duurzame materialen. Dat vraagt niet alleen om andere technische kennis, maar ook om budgettaire afstemming in een vroeg stadium.
BoB ’s visie op projectmanagement
Transparantie en communicatie zijn volgens Bob essentieel in zijn werk: “Overcommunicatie bestaat niet. Negatieve dingen kun je maar beter meteen op tafel leggen.” Hij benadrukt dat projectmanagement zowel extern klantgericht als intern teamgericht is. Daarbij vindt hij het belangrijk om strategisch mee te denken over verbeteringen in de organisatie. “Per project leer je nieuwe dingen over techniek, finance en strategie. Het is gewoon mooi om te bouwen aan een bedrijf en tegelijk waarde te creëren voor klanten.”
Over Bob Koning
Bob werkt sinds oktober 2023 bij Parella, na twaalf jaar als ondernemer in de interieurdesign en maatwerk branche. Via zijn netwerk kwam hij aan boord als projectmanager bij Parella. Hij wil graag bijdragen aan de verdere groei van Parella in Rotterdam en Den Haag.