Wat is een hybride kantoor eigenlijk?
Vivian:
“Voor mij begon het allemaal na COVID. Vroeger had je duidelijkheid: werk was werk, thuis was thuis. Dat fysieke onderscheid is inmiddels verdwenen. We werken overal: thuis, op kantoor, in een café. Hybride werken is dus niet alleen een kwestie van locatie, maar vooral van gevoel. Het gaat over hoe werk in je dag verweven zit en dat is veel diffuser dan vroeger. We zijn gewend geraakt aan kaders, maar nu loopt alles in elkaar over.”
Ze merkt op dat veel organisaties nog steeds denken in ‘moeten’. “Moeten we naar kantoor komen? Moeten we zichtbaar zijn?” Maar die benadering voelt geforceerd, vindt ze. “Zodra je zegt: ‘je moet’, haakt het gevoel al af. Je wilt juist dat mensen er willen zijn en daarvoor moet de ruimte uitnodigen.”
Waarom de huiskamer in het kantoor niet genoeg is
“Ik heb iets opvallends opgemerkt: thuis willen mensen een werkplek, en op kantoor willen ze een huiskamer,” vertelt Vivian. “Dat is eigenlijk best logisch. We proberen telkens het tegenovergestelde te vangen, maar in plaats van alles in elkaar te schuiven, moeten we juist gaan ontwerpen op wat mensen echt nodig hebben: rust, focus, sociaal contact, maar op het juiste moment.”
Ze vervolgt: “Het idee dat een kantoor gezellig moet zijn om mensen te trekken is op zich niet verkeerd, maar het mag niet oppervlakkig blijven. Mensen voelen meteen of iets oprecht voelt. Een bankje en een vloerkleed maken het nog geen plek waar je graag werkt.”
Het kantoor als werkresort
Vivian’s visie op het ideale kantoor krijgt een naam: het werkresort. “Een resort roept bij mensen meteen een gevoel op: rust, keuzevrijheid, plezier en ontspanning. Dat wil ik ook voor de werkplek. Geen spa, geen cocktails, maar wel een sfeer waarin je kunt kiezen: wil ik focussen, wil ik overleggen, wil ik even ademen?”
Ze maakt het concreet: “Het gaat om zones. Dat zijn geen afgekaderde hokken gescheiden door muren, maar eerder een openruimte zo ingedeeld dat het toch voelt dat er meerdere ruimtes, zones, zijn. Je hebt bijvoorbeeld de centrale lunchruimte waar mensen samenkomen, de meer stille plekken waar je geconcentreerd kunt werken, de brainstormhoek voor wat reuring. Alles moet kunnen en je kiest wat past bij jouw energie of wat je moet doen op dat moment.”
Van vergaderruimte naar dynamische space
“Vergaderruimtes kunnen anders en dynamischer gebruikt worden. Nu is het vaak: tafel, stoelen, that’s it. Maar die ruimte moet kunnen bewegen,” legt Vivian uit. Ze noemt het ‘dynamic spaces’: ruimtes die zich aanpassen aan de activiteit. “Soms wil je informeel overleggen, dan weer even één-op-één zitten, of juist in stilte iets voorbereiden. De ruimte moet meebewegen.”
Technologie kan daarbij helpen, maar hoeft niet futuristisch te zijn. “Schuifbare schermen, mobiele meubels, flexibele scheidingen, dat is al genoeg. Je moet gewoon binnen kunnen komen en denken: wat heb ik nu nodig? En dan moet de ruimte dat kunnen faciliteren.”
Routing maakt alles
Routing is een thema dat in het gesprek vaker terugkomt. “Je moet keuzes hebben hoe je je verplaatst tussen de zones. Soms wil je via de koffiehoek lopen en een praatje maken, soms wil je direct door naar een stille plek. Een kantoor moet dat mogelijk maken. Twee routes dus: een sociale en een gefocuste en die moeten intuïtief aanvoelen.”
Ze benadrukt dat routing meer is dan bewegwijzering: het is beleving. “Het helpt mensen om te landen in hun dag en dat is zó belangrijk. Zeker wanneer je van thuis komt waar je net nog met je kinderen bezig was, de spits door bent geraced of net die regenbui op je hoofd hebt gekregen.”
Zintuigen sturen gedrag
Wat weinig mensen zich realiseren, is dat gedrag sterk beïnvloed wordt door zintuiglijke prikkels. Vivian is daar uitgesproken over: “We richten alles visueel in. Kleur, vorm, meubels. Maar geluid, geur, materiaal, dát maakt of je je ergens prettig voelt.”
Ze noemt het voorbeeld van vogels op de achtergrond, houten tafels in plaats van kunststof, verschillende soorten licht. “Dat voel je meteen. Als iets natuurlijk is, dan kom je tot rust. Daarom noem ik het ook een resort, het is een plek die je niet alleen rationeel waardeert, maar lichamelijk ervaart.”
Privacy, booths en rust
Vivian pleit ook voor voldoende afzondering in het kantoor. “Sinds COVID zijn we gewend geraakt aan een zekere rust. Dat willen mensen niet kwijt. Daarom zie je nu veel booths, akoestische hokjes, kleine afgescheiden zones. Niet alleen om te bellen, maar ook om je even terug te trekken.”
Ze noemt het geen trend, maar een blijvende behoefte. “Soms wil je gewoon even geen ruis en dan moet er een plek zijn waar je even kunt verdwijnen zonder dat dat raar voelt.”
Kantoor in 2030: virtueel én menselijk
Tot slot kijkt Vivian vooruit. Technologie zal zeker een grotere rol spelen, van VR-meetings tot holografische samenwerkingen. Maar, zegt ze: “Er gaat niks boven echt contact. Even iemand aankijken, een grapje maken, de sfeer aanvoelen, dat kun je moeilijk digitaliseren. Dus zelfs als we verder virtualiseren, moet er altijd een fysieke, menselijke ruimte zijn.”
Ze noemt het idee van een ‘retro-zone’: een fysieke plek in een verder digitaal kantoor, bedoeld om echt samen te zijn. “Die combinatie van toekomst en lijfelijkheid, dat is waar ik in geloof.”