Is dit een hotel?
Nee, welkom in het multi-tenant kantoor ofwel bedrijfsverzamelgebouw!
Een dergelijke ontvangst is vaak een flinke verbetering in hospitality ten opzichte van het kleinere zitje bij de ontvangst in een ‘eigen’ kantoor (single tenant). Het voelt als een gratis rijkdom hier rond te lopen en te zien wat er allemaal aangeboden wordt. Luxe vergaderruimtes, ruime restaurants enzovoorts.
Toch schuilen er een paar addertjes onder het gras, waar we u graag op wijzen zodat u weloverwogen de stap maakt naar een (ander) multi-tenant kantoor.
1. Gratis ruimte bestaat niet
De realiteit is dat deze rijkdom aan vierkante meters verre van gratis is. Deze meters worden immers vaak naar rato verrekend onder de huurders. U betaalt hier dus gewoon aan mee. Dat kan per gebouw wel flink verschillen. U kunt afhankelijk van het gebouw denken aan een percentage van 20% tot wel 45% opslag over uw gehuurde kantoorverdieping. Dus stel u huurt en betaalt voor 1.450 m2 verhuurbare vloerbare oppervlakte (VVO) dan betekent dit dat u bij het ene gebouw 1.000 m2 tot uw beschikking heeft en bij het andere gebouw 1.250 m2 mag inrichten.
Wees daarom realistisch en kijk bij het aangaan van een nieuw huurcontract niet alleen naar het aantal meters VVO dat u betaalt, maar ook naar de eigen nuttige ruimte waarover u daadwerkelijk beschikt en kunt inrichten.
2. Gebruik algemene ruimtes
Op zich is het niet erg dat deze algemene meters naar rato verdeeld worden. Het idee is dat u ook van deze algemene meters gebruik maakt. Maar dan moet u er wèl gebruik van maken. Wordt er een filmzaal aangeboden die u niet gebruikt? Tja, dan betaalt u helaas toch uw deel daarin ook al voegt het voor u niks toe. Andersom gesteld, worden er vergaderruimtes aangeboden die u wel gebruikt? Perfect! Dus dan is het onnodig om deze ruimtes ook nog eens in de eigen ruimte te maken.
Houd bij uw werkplekinrichting van de ‘eigen’ kantoorruimte daarom rekening met de algemene voorzieningen, die in het pand aanwezig zijn. Hoe meer u kunt delen, hoe efficiënter u met uw kantooroppervlakte en dus kosten omgaat. Doet u dat niet, dan betaalt u feitelijk dubbel.
3. Deel asynchroon in tijd
Hoe handig is het op dinsdag en donderdag het kantoor uit te breiden met het gebruik van extra vergaderruimtes door gebruik te maken van het vergadercentrum in het gebouw. Ware het niet dat de piekdagen van uw organisatie waarschijnlijk overeenkomen met de piekdagen van de andere huurders. Als er niet voldoende vergaderruimtes aangeboden worden, loopt u de kans dat u achter het net vist omdat alle vergaderruimtes al geboekt zijn op deze favoriete momenten.
Gaat uw bedrijf mee in de trend van dinsdag en donderdag, dan zal u toch wat meer eigen vergaderruimtes moeten opnemen in uw eigen ruimtebehoefte. Loopt u dynamiek van de week niet synchroon met de trend dan bent u spekkoper en kunt u op woensdag en vrijdag vol uw gang gaan.
4. Zoek de gemene deler in functionaliteit
Voor u kan het vanzelfsprekend en essentieel zijn dat een vergaderruimte voor privacy verduisterd is, de tafel rond is of dat de internetverbinding geschikt is voor broadcasting. Zo kon een opdrachtgever van ons voor de townhall geen gebruik maken van de grote algemene ruimte omdat de lijn niet beveiligd was. Voor een ander hoeft dat niet zo te zijn.
Ga bij de verhuurder na of de geboden specificaties van deze algemene ruimtes voldoen aan uw eisen. Zo niet, stem dan vooraf met de verhuurder af of er een upgrade gemaakt kan worden en ook andere huurders hiervan kunnen profiteren. Als u eenmaal bent verhuisd is de bereidheid tot een compromis laag.
5. Deel wijs, koester de identiteit
Hoe meer ruimte u kunt delen, hoe minder ruimte er is om de identiteit van uw organisatie vorm te geven. We zien dat het kantoor tegenwoordig minder vaak bezocht wordt als gevolg van het hybride werken. Hierdoor wordt het belangrijker om bij een kantoorbezoek te zien, te voelen en te beleven voor welke organisatie men werkt. En juist een stevig ontwerp van het ‘eigen’ kantoor draagt daaraan bij. Dat is meer dan een schilderij ophangen of een logo plakken.
Dat de identiteit van een bedrijf verder gaat dan de kantoorinrichting spreekt voor zich. Collega’s komen naar kantoor voor de verbondenheid en gezelligheid en willen dan niet verdwalen tussen de vele andere huurders. Om die reden kiest men er soms voor om toch een eigen lunchplek te maken als daardoor de bonding tussen medewerkers versterkt wordt. De waarde van die specifieke lunchplek laat zich dan niet meten in benutting van meters maar in het vergroten van de onderlinge verbondenheid en het versterken van de identiteit.
Uw checklist bij het maken van een slimme keuze voor een multi-tenant kantoor
- Bereken hoeveel nuttige ruimte u ‘zelf’ heeft om in te richten en voor hoeveel ruimte u betaalt.
- Zorg dat het financieel aantrekkelijk blijft door uw eigen ruimte te verkleinen. Hoe hoger de opslag in vierkante meters in een gebouw, hoe meer ruimtes u zou moeten kunnen delen.
- Inventariseer vooraf de beschikbaarheid en inrichting van de ruimtes waarvan u gebruik wil maken. Voorziet u knelpunten? Stem deze dan vooraf af met de verhuurder.
- Zorg dat de inrichting van uw kantoor de identiteit van de organisatie ondersteunt. Door een goed werkplekconcept en interieur ontwerp blijven medewerkers zicht thuisvoelen bij de organisatie.
Meer informatie?
Overweegt u te verhuizen naar een multi-tenant kantoor dan drinken we graag een keer uw eigen koffie of die van de hippe barista in de algemene lobby. Dan nemen we gelijk de commerciële haken en ogen van een multi-tenant kantoor met u door, want misschien maakt u wel een andere afweging. De keuze die u maakt is uiteraard aan u, voor ons is het belangrijkste dat u slimme keuzes maakt, want daar helpen wij u graag bij. Lees hier meer over ons proces.
Would you prefer to read this article in English? Click here.