Kies niet zomaar de eerste beste kantoorruimte die te huur staat
“Waar wil hij naartoe?” Denkt u vast.
Ik leg het verder uit. In de praktijk komen we regelmatig huurders tegen die op onderbuikgevoel een huurcontract tekenen óf verlengen, zonder vooraf te onderzoeken of de ruimte wel geschikt is. Onze vraag of ze goed hebben nagedacht over de benodigde metrage wordt vaak weggewuifd. Veelgehoorde argumenten: “We blijven op dezelfde manier werken”, “Waarom verhuizen? Zoveel m² hebben we nu ook”, “Er kan wel een kwart af” of “Ik heb het in 2019 nog laten uitzoeken”.
Als deze huurders zich hadden gerealiseerd dat een kantoorwerkplek in Nederland zo’n €10.000 per jaar kost, waren de reacties waarschijnlijk een stuk genuanceerder. Kortom, de boodschap van deze blog is eenvoudig en gelijkluidend aan de titel. Laat u goed informeren over het te huren metrage, maar ook over de kosten die u moet maken om de kantoorruimte voor uw bedrijf geschikt te maken.
De juiste oppervlakte kiezen voor uw kantoorruimte
Ik noemde niet voor niets eerder het jaar 2019 in deze blog . De manier waarop kantoorruimte wordt gebruikt, is na dat jaar structureel veranderd. Dit heeft zonder uitzondering impact op de ruimtebehoefte van elk bedrijf. Ik zal u niet vermoeien met termen als corona, hybride werken en kamelenbulten-weken, maar feit is dat u hiermee rekening kunt – of zelfs moet – houden bij het zoeken naar kantoorruimte of bij de heronderhandeling van een bestaand huurcontract.
De vraag is niet alleen hoeveel vierkante meters u nodig heeft, maar ook hoe u die ruimte wilt gebruiken. Heeft u behoefte aan meer flexibele werkplekken, of juist aparte ruimtes voor gefocust werken? En hoe zit het met vergaderruimtes? Dit zijn vragen die u uzelf moet stellen voordat u een beslissing neemt.
Verborgen kosten bij een kantoorruimte
Met alleen de juiste metrage bent u er nog niet. De kantoorruimte die u op het oog heeft om te huren, moet waarschijnlijk worden aangepast om te voldoen aan uw standaarden. Ook hier maak ik weer even de vergelijking met de auto die u op het oog heeft. Strak gepoetst (zowel de auto als de verkoper), maar hoe zit het met de kilometerstand, het onderhoud en het profiel van de banden?
Bij een kantoor werkt het eigenlijk hetzelfde. Wat is de kwaliteit van de installaties boven dat mooie systeemplafond? Welk ‘achterstallig onderhoud’ krijgt u op uw bordje? Kan de huidige inrichting eigenlijk wel worden hergebruikt?
Naast de huurprijs komen er vaak extra kosten kijken bij een kantoorruimte: servicekosten, onderhoudskosten en eventuele investeringen in nieuwe werkplekken. Dit zijn uitgaven die u in uw begroting moet meenemen om verrassingen te voorkomen.
Laat u goed informeren bij het huren van kantoorruimte
Gezien de investeringen die gemoeid zijn met het huren van kantoorruimte, is het verstandig om u vooraf goed te laten informeren over bovengenoemde zaken. Zo voorkomt u dat u zich achteraf moet realiseren dat uw onderbuikgevoel u toch in de steek heeft gelaten.
Wilt u zeker weten dat uw nieuwe kantoorruimte past bij uw organisatie, werkstijl en toekomstplannen? Neem dan de tijd om uw opties goed te vergelijken, een gedegen analyse te maken en advies in te winnen bij experts. Alleen dan weet u zeker dat uw keuze niet alleen goed voelt, maar ook echt de beste is.
Wilt u weten hoe wij dit aanpakken? Lees hier meer over onze werkwijze.
Would you prefer to read this article in English? Click here.