De theorie
In het merendeel van de kantoor huurcontracten is een opzegtermijn van toepassing, vaak van 12 maanden, en vaak door beide partijen in te roepen. U gaat ruim vóór deze opzegdatum aan de slag om te onderzoeken of uw kantoorhuur nog voldoet, de huurcondities nog marktconform zijn en u zorgt ervoor dat u voor de opzegdatum een plan heeft voor de komende vijf tot tien jaar. Zeker als de verhuurder ook kan opzeggen, wilt u niet verrast worden door een bedankbriefje.
Kantoorhuur in de praktijk
Ja, die is helaas anders. Veel huurders hebben geen, of te laat, zicht op de einddatum van hun huurtermijn en worden wél verrast door de verhuurder. Of ze laten grote financiële kansen liggen. In beide gevallen is dit onnodig. Als een huurtermijn afloopt zijn er simpelweg twee opties: u verhuist of blijft zitten. In deze blog geven wij u tips voor beide keuzes.
Verhuizen of blijven?
Dat is de hamvraag. Maar hoe beantwoordt u deze? Soms ligt de keuze voor de hand en heeft u een duidelijk beeld hoe u de huisvesting of kantoorhuur voor de komende jaren voor u ziet. Vaak gaat er echter flink wat huiswerk aan vooraf en dus ook tijd. En dat is direct onze boodschap: neem de tijd om u goed voor te bereiden. Wij worden te vaak gebeld door huurders die te laat zijn gestart met dit proces en in een ongemakkelijke positie terecht zijn gekomen. Of we krijgen de boodschap: “We kunnen vijf jaar verlengen, dus alles is goed geregeld”. De kantoorhuur-anekdotes zijn om van te smullen, maar uiteindelijk worden er grote kansen gemist.
In de regel adviseren wij twee jaar voor het einde van de huurtermijn na te gaan denken over de toekomstige huisvesting. Dit klinkt lang, maar besef u dat u maar 12 maanden heeft voordat u moet opzeggen en dan dus kleur moet bekennen. Als verhuizen een reële (of noodzakelijke) optie is, dan heeft u deze tijd echt nodig. Denk hierbij aan het opstellen van een programma van eisen, marktverkenning, contractonderhandeling en een verbouwing om het gebouw voor u geschikt te maken.
Ook als u niet voornemens bent om te verhuizen adviseren wij tijdig over de kantoorhuur-toekomst te gaan nadenken. Is het gehuurde metrage nog passend? Zijn er zaken die de verhuurder kan of moet verbeteren? En de meest voor de hand liggende: betaal ik niet te veel huur?
Teruggeven vierkante meters
Door het hybride werken zien we dat veel organisaties krimpen in de nodige kantooroppervlakte. Een nieuwe huurtermijn is bij uitstek een goed moment om de ruimtebehoefte weer eens te herijken en wellicht met de verhuurder nieuwe afspraken te maken over het te huren metrage.
Gebouwverbeteringen bij kantoorhuur
Als u overweegt weer voor een aantal jaar bij te tekenen, dan is het zaak dat de kwaliteit op orde is. Het binnenklimaat, uitstraling, verduurzaming, kwaliteit van de broodjes – noem het maar op. Goed om vooraf dus een inventarisatie te maken van verbeterpunten. (Eerder schreven we een blog over wie verantwoordelijk is voor de verduurzaming van uw kantoor, de kantooreigenaar of de huurder? Lees hier)
Huurprijs
Zeker als u langere tijd in het gebouw huurt, kan de huurprijs fors zijn uitgestegen boven de markthuur. Dit is de huur die de verhuurder zou ontvangen als hij het kantoor aan iemand anders zou verhuren. Denk dan ook even aan de recente exorbitante prijsstijging als gevolg van de hoge inflatie. De markthuurprijzen zijn in een jaar echt niet met 14% gestegen!
Tot slot
Deze drie zaken kunt u meenemen in een contractonderhandeling van uw kantoor huurcontract. Besef u dat verhuurders er vaak veel aan gelegen is u, als huurder, in het gebouw te behouden.
Als laatste tip: de verhuurder gaat u niet attenderen op de mogelijkheden die wij hierboven schetsen. Noteer dus twee jaar voor de einddatum van uw huurtermijn in uw agenda en lees dan deze blog nog eens na.
Meer informatie?
Bij Parella begrijpen we de uitdagingen waar huurders mee te maken kunnen krijgen. We staan daarom klaar om u te helpen bij het minimaliseren van risico’s en het vinden van passende oplossingen. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie en advies.